Dokumente in der Cloud

Aus aktuellem Anlass schreibe ich hier mal einen Artikel zum Thema 'Dokumente in der Cloud' mit dem Schwerpunkt der Zusammenarbeit in einer Gruppe, z.B. einem Sportverein, Chor, Stammtisch etc...
Auch heute ist es ja immer noch üblich, dass Leute die gemeinsam an Dokumenten (meist Texte oder Tabellen) arbeiten, diese lokal an Ihrem PC erstellen und dann per email oder WhatsApp umherschicken.
Die Gruppenmitglieder bearbeiten diese dann weiter und schicken ihre geänderten Versionen wieder herum.
Diese Arbeitsweise ist einfach, hat aber entscheidende Nachteile:

  • Die Änderungen sind nicht immer konsistent: A erstellt das Original, B macht eine Änderung und ebenso C. B und C senden Ihre Version an die Gruppe.
  • Es gibt keine Änderungshistorie, ebensowenig ist nachvollziehbar, wer wann was geändert hat
  • Es gibt keine (automatische) Möglichkeit des Versionsvergleichs.
  • Ein händischer Vergleich und Konsolidierung ist mühsam und fehleranfällig
  • Es wird unnötiger Datenmüll erzeugt (Herumsenden der Versionen)
  • Es gibt keinen allseits bekannten Ablageort der aktuellen bzw. finalen Dokumentversion
  • Alle Dokumente müssen in einem Format vorhanden sein, für das alle Gruppenmitglieder eine lokal installierte Software benötigen (meist ist das MS Office, aber: nicht jeder hat oder will das, und selbst die das haben, müssen auf Mobilgeräten dann doch meist passen)

Diese Probleme sind schon lange bekannt, und heutzutage gibt es hierfür natürlich bessere Lösungen - das Stichwort heisst hier: Cloud Computing.
Darunter vesteht man am im einfachsten Fall, dass die angesprochenen Dokumente nicht mehr auf lokalen Computern gespeichert sind, sondern in der sog. Cloud, das heisst auf einem Server im Internet, auf den alle Gruppenmitglieder Zugriff haben.
Dort wird also dann gemeinsam an den Dokumenten gearbeitet, es gibt also von jedem Dokument immer nur EINE (nämlich die aktuelle) Version, die jederzeit von allen Gruppenmitgliedern eingesehen bzw. bearbeitet werden kann.

Im Folgenden möchte ich von den inzwischen zahlreichen technischen Cloud Lösungen einige vorstellen, mit einer kurzen (subjektiven) Bewertung:

  • Microsoft OneDrive/Office 365:
    • Professionelle, skalierbare Cloud Lösung für Firmen und Institutionen.
    • proprietär
    • teuer
    • funktioniert nur im MS Ökosystem
  • Apple Icloud:
    • siehe Office 365
    • zusätzlich ist das Aplle Ökosystem noch stärker abgeschottet, wodurch die Zusammenarbeit mit Nicht-IOS Benutzer weiter erschwert wird
  • Google Drive/Google Docs:
    • vollständig Browserbasiert, Anwender brauchen KEINE lokalen SW Installationen, funktioniert automatisch auf allen Endgeräteklassen (PC, Tablet, Handy...)
    • vollständiges History-Änderungs- und Versionsvergleichs-System
    • ausgefeiltes System zur Zusammenarbeit/Kommunikation in Gruppen (Google Groups)
    • Exportmöglichkeit in alle gängigen Formate (MS Office, Open Document ODF, PDF, ...)
    • einfache Verwaltung (Rechtevergabe...)
    • integrierte Groupware-Funktionen: Adressbuch, Kalender...
    • für Privatanwender kostenlos
  • Owncloud:
    • Datenschutz, Privatsphäre durch Hosting auf eigenem Server (=Daten sind NICHT bei den sog. Datenkraken)
    • relativ geringe Anforderungen an den Server, läuft auch auf preiswerten Hosting Plattformen ab 2€/Monat
    • integrierte Groupware-Funktionen: Adressbuch, Kalender...
    • Desktop Sync Clients für alle gängigen BS (Windows, IOS, Linux)
    • eingebaute Bearbeitungsfunktionen nur für einfache Dokumentenformate (Text only)
  • Nextcloud:
    • siehe Owncloud, aber:
    • stellt höhere Anforderungen an den Server, hier ist ein VPS notwendig, einfaches Webhosting reicht hier NICHT.
    • hat dafür gg. Owncloud einiges mehr zu bieten: Online Bearbeitung auch von Tabellen usw. und vieles mehr

Alle diese Systeme haben (wie fast alles im Leben) Vor-und Nachteile, ich möchte diese im weiteren Verlauf an den 2 aus meiner Sicht am besten für Privat- oder Vereinsanwender geeigneten Systemen näher erläutern.

Google Drive/Google Docs:

Dies ist das meiner Meinung nach umfangreichste und ausgefeilteste 'kostenlose' Cloud System das am besten für alle die geeignet ist, die keinen eigenen Server betreiben/administrieren wollen oder können.
Der Preis dafür (deswegen das 'kostenlos' in Anführungszeichen) sind die eigenen Daten, die natürlich auf Goggle Servern liegen und deswegen von Google auch für eigene Zwecke (Werbung) genutzt werden. Genau deswegen braucht auch JEDES Gruppenmitglied einen Google Account (alle Android Mobilgeräte-Besitzer haben automatisch einen).
Das will nicht jeder - an der Stelle sei aber auch gleich deutlich gesagt, dass WhatsApp Benutzer sich dazu schonmal keine Gedanken zu machen brauchen, denn die haben Ihre Privatsphäre am Eingang zum Internet ohnehin schon abgegeben .
Aber wie schon Eingangs gesagt: technisch gesehen, ist Google Docs super, und auch ich verwende es für spezielle Use Cases, z.B. die Organisation von Klassentreffen etc.
Für eher private Dinge, die nur mich bzw. einen kleinen, ausgesuchten Personenkreis etas angehen, verwende ich

OwnCloud:

Von der Technik her kann (und will) ich mir das leisten, es läuft nämlich problemlos auf meinem eigenen Server, und bietet alles was ich brauche:
Dateiablage incl. Versionsmanagement, Adressbuch, Kalender (auf ALLEN meinen Geräten) und die volle Kontrolle ist bei MIR und niemand anderem .
(Und ja, mir ist schon bewusst, dass der Hoster meines Servers auch Zugriff auf die Daten hat, das Entscheidende ist aber, dass dies nicht sein Geschäftsmodell ist, er würde sich im Fall einer Entdeckung von Missbrauch sogar massiv ins eigene Fleisch schneiden.
Wer aber die Paranoia auf die Spitze treiben will, kann natürlich auch einen Server im eigenen Haus betreiben...)

Wer dazu (Google Docs, OwnCloud) mehr wissen will: einfach fragen...