Dokumente in der Cloud

Aus aktuellem Anlass schreibe ich hier mal einen Artikel zum Thema 'Dokumente in der Cloud' mit dem Schwerpunkt der Zusammenarbeit in einer Gruppe, z.B. einem Sportverein, Chor, Stammtisch etc... - dasselbe trifft aber auch auf jede (kleine) Firma oder auch Haushalte zu, wo mehrere Leute an denselben Dokumenten arbeiten oder diese auch nur (z.B. unterwegs) ansehen wollen.
Auch heute ist es ja immer noch üblich, dass Leute die gemeinsam an Dokumenten (meist Texte oder Tabellen) arbeiten, diese lokal an Ihrem PC erstellen und dann per email oder WhatsApp umherschicken.
Die Gruppenmitglieder bearbeiten diese dann weiter und schicken ihre geänderten Versionen wieder herum.
Diese Arbeitsweise ist einfach, hat aber entscheidende Nachteile:

  • Die Änderungen sind nicht immer konsistent: A erstellt das Original, B macht eine Änderung und ebenso C. B und C senden Ihre Version an die Gruppe.
  • Es gibt keine Änderungshistorie, ebensowenig ist nachvollziehbar, wer wann was geändert hat
  • Es gibt keine (automatische) Möglichkeit des Versionsvergleichs.
  • Ein händischer Vergleich und Konsolidierung ist mühsam und fehleranfällig
  • Es wird unnötiger Datenmüll erzeugt (Herumsenden der Versionen)
  • Es gibt keinen allseits bekannten Ablageort der aktuellen bzw. finalen Dokumentversion
  • Alle Dokumente müssen in einem Format vorhanden sein, für das alle Gruppenmitglieder eine lokal installierte Software benötigen (meist ist das MS Office, aber: nicht jeder hat oder will das, und selbst die das haben, müssen auf Mobilgeräten dann doch meist passen)

Diese Probleme sind schon lange bekannt, und heutzutage gibt es hierfür natürlich bessere Lösungen - das Stichwort heisst hier: Cloud Computing.
Darunter versteht man am im einfachsten Fall, dass die angesprochenen Dokumente nicht mehr auf lokalen Computern gespeichert sind, sondern in der sog. Cloud, das heisst auf einem Server im Internet, auf den alle Gruppenmitglieder Zugriff haben.
Dort wird also dann gemeinsam an den Dokumenten gearbeitet, es gibt also von jedem Dokument immer nur EINE (nämlich die aktuelle) Version, die jederzeit von allen Gruppenmitgliedern eingesehen bzw. bearbeitet werden kann.

Im Folgenden möchte ich von den inzwischen zahlreichen technischen Cloud Lösungen einige vorstellen, mit einer kurzen (subjektiven) Bewertung:

  • Microsoft OneDrive/Office 365:
    • Professionelle, skalierbare Cloud Lösung für Firmen und Institutionen.
    • proprietär
    • relativ teuer
    • funktioniert nur im MS Ökosystem
  • Apple Icloud:
    • siehe Office 365
    • zusätzlich ist das Apple Ökosystem noch stärker abgeschottet, wodurch die Zusammenarbeit mit Nicht-IOS Benutzern weiter erschwert wird
  • Google Drive/Google Docs:
    • vollständig Browserbasiert, Anwender brauchen KEINE lokalen SW Installationen, funktioniert automatisch auf allen Endgeräteklassen (PC, Tablet, Handy...)
    • vollständiges History-Änderungs- und Versionsvergleichs-System
    • ausgefeiltes System zur Zusammenarbeit/Kommunikation in Gruppen (Google Groups)
    • Exportmöglichkeit in alle gängigen Formate (MS Office, Open Document ODF, PDF, ...)
    • einfache Verwaltung (Rechtevergabe...)
    • integrierte Groupware-Funktionen: Adressbuch, Kalender...
    • für Privatanwender kostenlos
  • Owncloud:
    • Datenschutz, Privatsphäre durch Hosting auf eigenem Server (=Daten sind NICHT bei den sog. Datenkraken)
    • relativ geringe Anforderungen an den Server, läuft auch auf preiswerten Hosting Plattformen ab 2€/Monat
    • integrierte Groupware-Funktionen: Adressbuch, Kalender...
    • Desktop Sync Clients für alle gängigen BS (Windows, IOS, Linux)
    • eingebaute Bearbeitungsfunktionen nur für einfache Dokumentenformate (Text only)
  • Nextcloud:
    • siehe Owncloud, aber:
    • stellt höhere Anforderungen an den Server, hier ist ein VPS notwendig, einfaches Webhosting reicht hier NICHT.
    • hat dafür gg. Owncloud einiges mehr zu bieten: Online Bearbeitung auch von Tabellen usw. und vieles mehr

Alle diese Systeme haben (wie fast alles im Leben) Vor-und Nachteile, ich möchte diese im weiteren Verlauf an den 2 aus meiner Sicht am besten für Privat- oder Vereinsanwender geeigneten Systemen näher erläutern.

Google Drive/Google Docs:

Dies ist das meiner Meinung nach umfangreichste und ausgefeilteste 'kostenlose' Cloud System das am besten für alle die geeignet ist, die keinen eigenen Server betreiben/administrieren wollen oder können.
Der Preis dafür (deswegen das 'kostenlos' in Anführungszeichen) sind die eigenen Daten, die natürlich auf Goggle Servern liegen und deswegen von Google auch für eigene Zwecke (Werbung) genutzt werden. Genau deswegen braucht auch JEDES Gruppenmitglied einen Google Account (alle Android Mobilgeräte-Besitzer haben automatisch einen).
Das will nicht jeder - an der Stelle sei aber auch gleich deutlich gesagt, dass WhatsApp Benutzer sich dazu schonmal keine Gedanken zu machen brauchen, denn die haben Ihre Privatsphäre am Eingang zum Internet ohnehin schon abgegeben .
Aber wie schon Eingangs gesagt: technisch gesehen, ist Google Docs super, und auch ich verwende es für spezielle Use Cases, z.B. die Organisation von Klassentreffen etc.
Für eher private Dinge, die nur mich bzw. einen kleinen, ausgesuchten Personenkreis etas angehen, verwende ich

OwnCloud:

Von der Technik her kann (und will) ich mir das leisten, es läuft nämlich problemlos auf meinem eigenen Server, und bietet alles was ich brauche:
Dateiablage incl. Versionsmanagement, Adressbuch, Kalender (auf ALLEN meinen Geräten) und die volle Kontrolle ist bei MIR und niemand anderem .
(Und ja, mir ist schon bewusst, dass der Hoster meines Servers auch Zugriff auf die Daten hat, das Entscheidende ist aber, dass dies nicht sein Geschäftsmodell ist, er würde sich im Fall einer Entdeckung von Missbrauch sogar massiv ins eigene Fleisch schneiden.
Wer aber die Paranoia auf die Spitze treiben will, kann natürlich auch einen Server im eigenen Haus betreiben...)

Wer dazu (Google Docs, OwnCloud) mehr wissen will: einfach fragen...

NAS Lösungen

Insbesondere für kleine Firmen mit mehreren Standorten kommt daneben noch eine NAS Lösung in Frage: hier wird ein sog. Network Attached Storage Device als 'Netzlaufwerk' (was für ein blöder Name ) an die Arbeitsplatzrechner an den verschiedenen Standorten angebunden.
Am Standort wo das Gerät selbst steht, geht das ganz einfach im internen LAN, an den externen Standorten ist hierzu ein Virtual Private Network (VPN) notwendig.
Über VPN ist dann auch ein Zugriff mit Mobilgeräten möglich - als Beispiel sei hier die Anleitung von Synology angeführt.
Bei dieser Konfigration wird im Gegensatz zu den o.g. Cloud Lösungen immer direkt an den zentral gespeicherten Originaldateien gearbeitet, dies geht natürlich nur bei bestehender Netzwerkverbindung. Der Vorteil ist, dass niemand anders (also auch kein Hoster) Zugriff auf die Daten hat.
Alternativ kann auf einem NAS auch ein Cloud Dienst (Owncloud, Nextcloud) eingerichtet werden, allerdings besteht hier (wenn das NAS am eigenen Standort betrieben wird) die Notwendigkeit, auf diesen Dienst konsistent von Aussen zugreifen zu können, sofern man keine eigene Internetleitung und IP Adressen hat (was für eine kleine Firma Overkill ist).
Man kann sich hier allerdings mit DynDNS behelfen, zudem muss am eigenen Router Portforwarding eingeschaltet werden, eine Anleitung, wie so etwas mit einer eigenen Nextcloud Installation auf einem Synology NAS geht, findet sich hier. (Dass hier mehrfach Links im Zusammenhang mit Synology gepostet wurden hat keinen besonderen Grund: ich selber habe keine Synology Geräte und stehe in keiner Geschäftsverbindung zu der Firma, es ist aber einfach so, dass man bei der Suche viele Lösungen und Anleitungen zu diesen Geräten findet, das alles geht natürlich auch mit NAS von anderen Herstellern wie z.B. QNAP, oder auch mit selbstgebauten Geräten auf Basis von FreeNAS.

Sync Clients

Hier noch einige Anmerkungen zu den Synchronisierungs-Diensten: die meisten der oben genannten Cloud Dienste lassen sich einfach online im Browser nutzen (Google Drive/Docs bietet hier wohl die ausgefeiltesten Apps) - allerdings arbeitet die überwiegende Mehrzahl der Nutzer doch lieber wie gewohnt mit den auf dem eigenen Rechner installierten Programmen (MS-Office, Libre Office..) an Dokumenten, die auf diesem Rechner gespeichert sind.
Das ist auch bei Cloud-Dokumenten kein Problem, sofern man auch den zugehörigen Synchronisationsdienst installiert und aktiviert hat.
Man muss dann nur darauf achten, dass die Dokumente, die man bearbeitet, auch in dem Ordner gspeichert sind, der automatisch synchronisiert wird.
Dann kann man einfach wie gewohnt, Dokumente anlegen, ändern und löschen, der Sync-Dienst sorgt dafür, dass dasselbe automatisch in der Cloud passiert. Damit ist sichergestellt, dass man IMMER die aktuellen Dokumente überall dort lokal zur Verfügung hat, wo die Cloud Dienste installiert sind und eine Internet-Verbindung besteht, auch wenn dies nur zeitweise der Fall ist. Die Synchroniserung erfolgt dann ggf. eben erst, wenn man wieder online geht.
Dies kann unter Umständen zu Konflikten führen: wenn man z.B. am heimischen PC ein Dokument ändert, das auf einem anderen Gerät (z.B Tablet) auch schon vorhanden ist, dieses andere Gerät ist aber offline, UND man beginnt dann an dem anderen Gerät auch an dem (älteren) Dokument zu arbeiten, ohne vorher online zu gehen. Beim nächsten Verbindungsaufbau gibt es dann einen Konflikt, der Sync-Client 'merkt', dass da inzwischen woanders etwas geändert wurde und warnt.
Im schlimmsten Fall muss man dann die beiden Versionen nebeneinander öffnen, vergleichen und zusammenführen. Manche Apps können das aber auch automatisch, wobei eine visuelle Prüfung des Ergebnisses sicher nicht schadet .

Zusammenfassend kann man sagen, dass das Thema sehr weitläufig ist, und wie meistens, führen viele Wege nach Rom - eine pauschale Empfehlung zu geben, ist damit nicht möglich, es hängt alles von den jeweiligen Ansprüchen an Betriebssicherheit, Datensicherheit- und Sensibilität, Verfügbarkeit, Aufwand und Kosten und natürlich der eigenen Expertise (oder der des Dienstleisters) ab.